📖 COMIENZO: UNA HISTORIA
“Si sigo así, voy a acabar durmiendo en la oficina con un portátil de almohada…”
Eso pensó Sandra, dueña de una pequeña distribuidora de material médico, cuando por tercer mes consecutivo perdió un día entero metiendo facturas a mano. PDF por aquí, Excel por allá, copiar, pegar, revisar, y vuelta a empezar.
“Tiene que haber otra forma…”, masculló, mientras se hacía su cuarto café del día.
Y había otra forma. La encontró cuando uno de sus comerciales, harto de verla gritarle al ERP, le dijo:
—¿Has oído hablar de n8n?
—¿Eso es un nuevo fármaco?
—No, es una herramienta de automatización. Y con un poco de inteligencia artificial, te puede quitar ese dolor de cabeza.A Sandra se le abrieron los ojos. Y ese día, por fin, durmió tranquila.
🧠 ¿QUÉ ES N8N Y POR QUÉ DEBERÍAS PRESTARLE ATENCIÓN?
n8n es una herramienta de automatización visual, open source y brutalmente flexible que utilizamos en Softnet Sistemas para todas las automatizaciones.
Sirve para conectar aplicaciones entre sí y automatizar tareas sin necesidad de saber programar… aunque si sabes, mejor.
¿Y por qué nos interesa aquí? Porque te permite montar un sistema que:
- Recoge tus facturas automáticamente (de emails, carpetas o plataformas)
- Usa inteligencia artificial para interpretarlas (OCR + modelos tipo GPT)
- Las categoriza, extrae los datos clave y…
- Las mete solitas en tu sistema contable (ERP, CRM o una simple hoja de cálculo)
O sea, hace el trabajo sucio sin llorar ni pedir vacaciones.
🤖 ¿Y LA INTELIGENCIA ARTIFICIAL QUÉ PINTA AQUÍ?
Buena pregunta. La IA hoy no es solo para hacer chistes malos en redes sociales. Si la usas bien:
- Reconoce texto en PDFs escaneados (OCR)
- Interpreta el contenido de una factura, incluso si está mal formateada
- Clasifica proveedores, conceptos y fechas, aunque vengan en Klingon
- Sugiere correcciones si algo huele raro
Y lo más bonito: lo hace 24/7 sin quejarse.
Con modelos como GPT, Claude o Llama, puedes entrenar una mini IA que entienda tus facturas mejor que tú después de dos cervezas.
¡¡¡ PRUÉBALO !!!
Tenemos un bot en Telegram para que veas los datos que es capaz de extraer de una factura o de un ticket.
Entra en el enlace, sube una foto de la factura o ticket que quieras, en unos 10 segundos recibirás los datos extraídos de la foto que serían contabilizados de forma automática:
http://t.me/Facturas_Softnet_bot
🛠️ ¿CÓMO FUNCIONA UNA AUTOMATIZACIÓN TÍPICA?
Aquí va una receta rápida, como si fuera una tortilla (pero sin cebolla):
- Entrada: Factura llega por email → n8n lee el adjunto.
- Lectura: Se aplica OCR con Google Vision, Tesseract o incluso GPT con visión.
- Extracción de datos: IA lee la factura y saca: proveedor, importe, fecha, conceptos, IVA, etc.
- Validación: Comparas con tus reglas (si el IVA no cuadra, te avisa).
- Salida: Se guarda en tu ERP, hoja de Excel o se genera un asiento contable automático.
- Notificación: Recibes un aviso en Slack, WhatsApp, email o donde quieras.
¿Tiempo de proceso? Menos de 30 segundos.
¿Tiempo que te ahorra al mes? Horas.
¿Precio? Gratis si usas herramientas open source.
🧩 ¿QUÉ NECESITO PARA EMPEZAR?
- Un servidor o un ordenador encendido 24/7 (puede ser una Raspberry Pi, un VPS o un ordenador viejo)
- Instalar n8n (gratis, open source)
- Elegir herramientas de OCR e IA:
- OCR: Tesseract, Google Vision
- IA: GPT-4 (API), Claude, Mistral o incluso uno local como LLaMA
- Un poco de sentido común contable (n8n no hace milagros fiscales… todavía)
- Y ganas de dejar de sufrir
🚀 BENEFICIOS PARA PYMES
- Reducción de errores humanos
- Ahorro de tiempo y costes
- Control centralizado de tus finanzas
- Escalabilidad: crece tu empresa, no tus dolores de cabeza
- Te enfocas en lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio, no teclear como loco.
❗ADVERTENCIA: NO TODO ES DE COLOR DE ROSA
Este sistema no te va a resolver la vida si:
- Usas facturas escritas a mano como si fuera 1998
- No sabes ni qué es un PDF
- Tu ERP es tan viejo que se comunica por fax
Pero si tu pyme está mínimamente digitalizada, esto puede ser un antes y después.
Ayúdanos a priorizar automatizaciones con IA
👉 Agenda una visita, o rellena la encuesta mas abajo…
Procesos IA
"*" señala los campos obligatorios