El lunes 12 de mayo de 2019 entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019. Desde ese día, todas las empresas en España —sin excepción de tamaño ni sector— están obligadas a registrar diariamente la jornada de cada trabajador.
En 2026, la Inspección de Trabajo sigue siendo el organismo de control y las sanciones van de 751 a 7.500 euros por infracción. Sin embargo, muchas pymes siguen usando Excel o papel. En 2026 eso ya no es suficiente, y cada vez más inspectores lo comprueban.
¿Qué dice exactamente la ley?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece tres obligaciones concretas:
- La empresa debe registrar diariamente la jornada de cada trabajador, incluyendo hora de inicio y hora de finalización.
- Los registros deben conservarse durante cuatro años.
- Deben estar disponibles para los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo en cualquier momento — no en una semana, en el momento.
La norma no especifica el formato exacto, pero la Inspección exige que el sistema sea fiable, inaltenable y no manipulable. Una hoja de Excel que cualquier empleado puede editar, o un registro en papel que se puede perder o modificar, no cumplen estos requisitos.
¿A quién afecta el registro de jornada?
A todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, sin excepción:
- No importa si tiene 2 empleados o 200.
- No importa si trabajan a jornada completa o parcial.
- No importa si el trabajo es presencial, en remoto o mixto.
- Los teletrabajadores también deben registrar su jornada igual que el resto de la plantilla.
¿Por qué el papel y el Excel ya no son suficientes en 2026?
La ley no especifica el formato exacto, pero la Inspección de Trabajo aplica un criterio consolidado: el sistema debe garantizar tres condiciones que ni el papel ni un Excel sin trazabilidad auditada cumplen en la práctica:
- Inalterabilidad: no se pueden modificar los registros a posteriori sin dejar rastro auditable.
- Trazabilidad: debe quedar constancia de quién registró qué y exactamente cuándo.
- Accesibilidad inmediata: disponibles en el momento en que Inspección los solicita, no varios días después.
Un Excel compartido en la oficina o un cuaderno de firmas no garantiza ninguna de estas tres condiciones. Si llega una inspección, el riesgo de sanción es real independientemente de que los empleados realmente hayan cumplido su jornada. Además, el Gobierno tiene en tramitación un nuevo Real Decreto que establecería la obligatoriedad del registro horario en formato exclusivamente digital, con acceso remoto de la Inspección de Trabajo. El Consejo de Estado emitió dictamen contrario en marzo de 2026 —lo que retrasa su aprobación—, pero el sentido de la norma es claro: los métodos analógicos quedarán expresamente prohibidos cuando entre en vigor.
La solución más práctica para una pyme: el fichaje por móvil
En 2026 la solución más sencilla y económica para el registro de jornada en una pyme es el fichaje digital por móvil. Sus ventajas frente a los métodos tradicionales son evidentes:
- Sin hardware: los empleados usan el smartphone que ya llevan en el bolsillo. No hay terminales que instalar ni tarjetas que perder.
- Funciona en cualquier ubicación: obra, almacén, tienda, domicilio del cliente o desde casa. El teletrabajador ficha igual que el presencial.
- Informes automáticos: al final del mes el sistema genera el informe de jornada por empleado en PDF o Excel, listo para Inspección o para el cálculo de nóminas.
- Inalterabilidad garantizada: los registros quedan almacenados en un servidor seguro y no pueden modificarse a posteriori.
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