Eran las seis de la tarde de un jueves cuando Andrés, dueño de una empresa de instalaciones en el polígono de Torrellano, se quedó mirando la pantalla del comercial con cara de estar entendiéndolo todo. El software era precioso. Pantallas limpias, gráficos en tiempo real, una app móvil que sus técnicos iban a adorar. El comercial hablaba rápido, sonreía, anticipaba cada objeción. «¿Lo firmamos hoy y te bloqueo el precio de lanzamiento?», dijo deslizando el contrato sobre la mesa. Andrés cogió el bolígrafo. Y entonces recordó la frase que le había soltado un amigo dos semanas antes: «El día que firmé el ERP no sabía ni la mitad de lo que tenía que preguntar. Lo aprendí dos años después, cuando quise irme y no pude.»
Andrés soltó el bolígrafo. Y empezó a preguntar.
Por qué la demo está diseñada para que no preguntes lo importante
Una demostración de ERP, CRM o SGA está cuidadosamente preparada para que te enamores de lo que se ve y no pienses en lo que no se ve. Y lo que no se ve es exactamente donde una pyme pierde dinero después: en el modelo de licencia que sube cada año, en los datos que no te puedes llevar, en la integración con tu gestoría que «se puede hacer» pero cuesta un mundo, o en un cumplimiento legal que dabas por hecho y no estaba.
No es mala fe del comercial. Es su trabajo enseñarte lo mejor. El tuyo es hacer las preguntas que convierten una demo bonita en una decisión informada. Las pymes que se equivocan de software no lo hacen por falta de opciones, sino por firmar sin un guion. Aquí tienes ese guion: las preguntas que deberías llevar por escrito a cualquier reunión antes de comprometer un solo euro.
Bloque 1: preguntas técnicas (lo que pasa cuando lo enchufas a tu empresa)
1. ¿Se integra de verdad con mi gestoría y mi banco?
No vale «es compatible». Pide ver la integración funcionando: exportación de asientos a tu asesoría, conciliación bancaria, importación de tus tarifas. Que te digan quién la configura, cuánto cuesta y cuánto tarda.
2. ¿Qué pasa con mis datos el día que me quiera ir?
Esta es la pregunta que separa a un proveedor honesto de uno que te quiere atrapar. ¿Puedo exportar todos mis datos (clientes, productos, facturas, históricos) en un formato estándar y reutilizable, sin pagar un extra y sin pedir permiso? El nuevo Reglamento europeo de Datos (EU Data Act) va precisamente en esa dirección: facilitar el cambio de proveedor y eliminar barreras de portabilidad. Si el comercial titubea aquí, ya sabes a qué te enfrentas.
3. ¿Cumple con Verifactu desde el primer día?
Esto en 2026 no es opcional. El sistema Verifactu de la Agencia Tributaria exige a las empresas usar software de facturación homologado, con registro encadenado, huella (hash), código QR y capacidad de comunicar los registros a Hacienda. Las sanciones por usar programas no certificados pueden llegar a 50.000 € por ejercicio. Pregunta sin rodeos: «¿Tu software ya está adaptado a Verifactu o tengo que esperar a una actualización?». Que conste por escrito.
4. ¿Quién me da soporte, en qué idioma y en qué horario?
Un soporte en inglés, por ticket y con respuesta en 48 horas no sirve cuando se te cae la facturación un viernes a las cinco. Pregunta por soporte en español, con horario peninsular y con un teléfono al que llamar.
Bloque 2: preguntas legales y de contrato (la letra pequeña que muerde)
5. ¿Cuánto sube el precio cada año y está topado en el contrato?
El precio de lanzamiento es el cebo. La pregunta de verdad es la subida anual. En 2026, el coste de estar atrapado en el proveedor equivocado se ha disparado: cuando un sistema controla tus datos y tus procesos, su poder para subirte el precio en la renovación deja de tener freno. Exige un tope de revisión anual por escrito.
6. ¿Qué cargos hay además de la licencia?
El lock-in moderno no llega por la cuota base, sino por los extras: APIs premium, entornos de pruebas, capacidad de almacenamiento, módulos de IA, usuarios adicionales, horas del implantador. Pide la lista completa de todo lo que se factura aparte.
7. ¿Cuáles son las cláusulas de salida y de permanencia?
¿Hay permanencia mínima? ¿Penalización por baja? ¿Cuánto tiempo de preaviso necesito? Un contrato sano te deja salir con dignidad. Uno tóxico te castiga por irte.
8. ¿De quién son los datos? (sí, hay que preguntarlo)
Parece absurdo, pero conviene que el contrato diga explícitamente que los datos de tu empresa son tuyos, que el proveedor solo los custodia y que te los entrega íntegros al terminar la relación.
Bloque 3: preguntas comerciales (precio, plazos y promesas)
9. ¿Cuánto cuesta de verdad la puesta en marcha completa?
No la licencia: el proyecto entero. Migración de datos, parametrización, formación, horas de consultoría. En una pyme, ese coste inicial suele moverse entre los 3.000 € y los 20.000 €. Que te lo desglosen.
10. ¿Cuánto tarda la implantación y qué necesitáis de mi equipo?
Una implantación realista en pyme va de uno a tres meses. Si te prometen «en una semana lo tienes todo», desconfía. Y pregunta cuántas horas tendrá que dedicar tu gente: ese es un coste oculto que nadie te cuenta.
11. ¿Me das referencias de pymes como la mía, de mi sector?
Pide hablar con dos o tres clientes reales del mismo tamaño y sector. Un buen proveedor te los da encantado. Uno malo te dará largas.
12. ¿Qué pasa si dentro de un año necesito más (o menos)?
Tu empresa cambia. ¿Puedo añadir o quitar usuarios y módulos con facilidad? ¿O cada cambio es una renegociación dolorosa?
Las tres preguntas que lo cierran todo
Si solo puedes hacer tres, que sean estas: ¿cumple Verifactu hoy?, ¿me puedo llevar todos mis datos sin coste cuando quiera? y ¿cuánto subirá el precio cada año y está topado por contrato?. Las tres atacan los tres errores más caros que comete una pyme al comprar software de gestión: quedarse fuera de la ley, quedarse atrapada y pagar de más sin control.
Conclusión: el bolígrafo puede esperar
Andrés no firmó aquel jueves. Volvió a casa con su lista de preguntas a medio responder, pidió las respuestas por escrito y comparó con otro proveedor. Tres semanas después firmó un contrato mejor, más barato a cinco años y con una cláusula de portabilidad de datos que le daba tranquilidad. La demo bonita seguía siendo bonita. Pero ahora sabía lo que había debajo.
Comprar un ERP, un CRM o un SGA no es elegir el software más vistoso, sino el socio tecnológico que no te va a dejar tirado ni te va a atrapar. Si estás en ese punto y quieres que alguien te ayude a hacer las preguntas correctas —y a entender las respuestas— en Softnet llevamos desde 1996 implantando software de gestión en pymes de Alicante. Te acompañamos antes de firmar, no después de que te arrepientas.
Preguntas frecuentes
¿Qué hay que preguntar a un comercial de ERP antes de firmar?
Por la portabilidad de tus datos si te vas, las subidas de precio previstas, qué incluye y qué no el soporte, y el cumplimiento de Verifactu. El guion antifuga evita comprar el software equivocado.
¿Puedo llevarme mis datos si cambio de ERP?
Debes exigir por contrato la portabilidad de tus datos en un formato estándar. Si el proveedor lo dificulta o lo cobra caro, es una bandera roja.
¿Qué cláusulas de salida conviene revisar?
La permanencia, el preaviso de baja, el coste de exportar los datos y qué pasa con tu información al terminar el contrato.
🗓️ Última actualización: Junio 2026 — Softnet Sistemas, S.L. (Alicante).