A pesar de que estás cada vez más acostumbrado a utilizar la nube en tu negocio, todavía haces y recibes documentos y facturas a menudo en papel.
Esos documentos en papel no se introducen automáticamente en tu programa de gestión, por lo que te encuentras a final de mes con una bandeja de documentos sin escanear o digitalizar que has de introducir manualmente.
El escaneado y digitalización de documentos te lleva tiempo y te supone un trabajo, pero no puedes permitirte todavía contratar a alguien para que lleve este tipo de tareas administrativas. ¿Qué es lo que se puede hacer en esta situación? Hagamos la pregunta de otra manera.
Escaneado y digitalización: en qué te ayudan
No queremos que nuestras facturas y documentos importantes se pierdan o se traspapelen, de modo que resulten irrecuperables. Si se pierden las facturas que hemos recibido, u olvidamos tenerlas en cuenta a la hora de desgravar, estarás perdiendo dinero sin darte cuenta.
Si queremos que todos esos documentos no se pierdan, la mejor opción es apostar por el escaneado y digitalización de documentos e introducirlos en nuestro software de gestión documental. El único problema es que esta tarea te hace gastar tiempo.
¿Cómo gastar menos tiempo en la digitalización de documentos?
Para no dedicar demasiado tiempo al escaneado y digitalización de documentos, tienes varias opciones:
- Solicitar a tus proveedores que te envíen siempre las facturas electrónicas o en formato digital. Simplemente, tendrás que subir el archivo al programa de gestión. Hay programas que te facilitan la tarea de importar documentos rápidamente, sin necesidad de introducción manual de los datos.
- Solicitar a todos los miembros de la empresa que reciban o envíen documentos que prioricen siempre la copia digital.
- Utilizar un programa que unifique todos los documentos digitales y permita llevar un control eficaz de los documentos que llegan y salen.
- Habilitar una carpeta en tu correo electrónico donde se almacenarán todos los documentos según su tipo.
- Crear un correo de facturación al cual tus proveedores tendrán que dirigir las facturas, en lugar de al correo habitual.
Esta tarea puede llevar algo de tiempo, pero supone una más eficaz de hacer las cosas. Por otro lado, tu prioridad debería ser que las tareas administrativas se realicen lo más rápidamente posible y las pueda realizar otra persona.
Si no las puede realizar otra persona y has de gestionarlo tú mismo, con un programa de gestión en la nube + solicitar siempre facturas y documentos digitales al menos te aseguras de que tus facturas no se van a perder tan fácilmente.
